Guía de la Factura electrónica: ¿Qué es? Te contamos

La factura electrónica en Colombia es un proceso que no tiene vuelta atrás. Las compañías, sin importar su tamaño y facturación, tendrán que adaptarse a este modelo que busca facilitar ciertas dinámicas para que las organizaciones avancen en su transformación digital.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha establecido plazos para que las empresas integren la facturación electrónica y aprovechen sus beneficios, lo que indica que es preciso para muchas compañías iniciar el proceso de implementación de dicha tecnología. En ese camino surgen múltiples inquietudes. A continuación, resolvemos algunas de ellas en esta guía sobre factura electrónica.

¿Qué es la facturación electrónica?

La factura electrónica es un documento digital que soporta todas las transacciones de venta de bienes y servicios que realiza una empresa. El proceso para obtenerla se da por medio de software, el cual permite la expedición, recibo, rechazo y conservación en formato electrónico de dicha información.

¿A qué tipo de negocios y/o empresas aplica?

Hasta el año pasado, la DIAN había clasificado las compañías obligadas a facturar electrónicamente según el tipo de contribuyente. Esto cambió y en la actualidad la selección es según la actividad económica; para ello, estableció un cronograma de obligatoriedad que deben cumplir las empresas. Dicho cronograma se despliega de forma progresiva por actividad económica, según el código CIIU.

¿Cuáles son los tiempos establecidos para implementarla?

El cronograma de obligatoriedad comenzó el 1 de mayo de 2019 e irá hasta el 2 de mayo de 2020.

¿Qué métodos de facturación existen en la actualidad?

La facturación tradicional es la física y se realiza mediante un talonario de facturas. También hay factura digital, la cual se emite de manera digital pero no indica que cumpla con los estándares de facturación electrónica. Por ejemplo, un negocio que vende por Internet y emite el correspondiente soporte digital por una venta.

La factura electrónica, por su parte, hace parte de un sistema y tiene códigos asociados que identifican aspectos como emisor, receptor, valor y detalles técnicos.

¿Pueden convivir los diferentes métodos de facturación?

Una empresa que tiene implementada la facturación electrónica no puede realizar sus procesos de facturación de otra manera. Es decir, una compañía ya montada en el tema electrónico debe realizar todos los procesos de facturación a través del sistema que elija para tal fin y abandonar los otros.

La única posibilidad de que coexista la factura electrónica con otros modelos es cuando, por alguna razón extraordinaria, la electrónica falla.

¿Qué pasa si no genero la factura electrónica en el momento de la transacción?

Imagina que tienes un negocio en el que su fuerza de ventas debe moverse a un lugar en el que hay poca o nula conectividad y debe realizar una transacción. ¿Cómo proceder? Para ello, la DIAN establece ciertas acciones en caso de que la empresa tenga algún inconveniente de tipo de tipo tecnológico o comercial a la hora de facturar. Así, será posible expedir una factura y/o documento equivalente utilizando, entre otros:

• Factura de talonario o de papel.
• Factura por computador.
• Tiquete de máquina registradora P.O.S.

¿Qué tanta validez tiene la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento totalmente válido. Para ello, incluye los siguientes parámetros:

• Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
• Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
• Cumple los requisitos del Estatuto Tributario y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.
• Incluye la firma digital o electrónica.
• Incluye el Código Único de Factura Electrónica (CUFE).

¿Estoy más expuesto a ataques informáticos y virus al ser un tema totalmente digital?

Esta inquietud es frecuente en muchos empresarios, que consideran la facturación electrónica como una puerta para que los delincuentes informáticos puedan robar información o afectar con virus a la compañía. Los sistemas de facturación electrónica, al emplear varios métodos de autenticación y seguridad, minimizan la incidencia de terceros en la información y les dan la tranquilidad a las compañías de que el proceso es seguro y confiable.

¿Qué opciones existen para realizar el proceso de facturación electrónica?

Las empresas obligadas a integrar la facturación electrónica en su operación tienen tres opciones:

• Por medio de la solución gratuita dispuesta por la DIAN
• Mediante un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.
• Cumple los requisitos del Estatuto Tributario y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.

¿Cuánto cuesta adoptar la facturación electrónica?

El proceso de implementación y ejecución de factura electrónica no necesariamente implica inversiones exageradas de las compañías. El modelo ofrecido por los proveedores es por servicio, implica que se cobra de manera mensual según las necesidades de la empresa.

Así, una pyme asumirá un costo menor acorde con su facturación, algo que irá aumentando en la medida en que la organización incremente su volumen de facturas o quiera integrar más opciones al sistema. Hay ofertas en el mercado para pequeñas empresas que cuestan cerca de 25.000 pesos mensuales por licencia.

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