Evolución plataformas de comunicación y colaboración

Las plataformas colaborativas y de comunicación no nacieron como respuesta a las necesidades de las empresas durante la pandemia, pero sí se hicieron mundialmente populares por cuenta de esta emergencia sanitaria que obligó a organizaciones de todos los tamaños a operar de manera remota.

El estudio ‘Nueva normalidad de la CI, Emergentes y alcances de la Comunicación Interna para la transformación”, adelantado por la consultora de comunicaciones BW a partir de más de 500 encuestas con empresas de América Latina, mostró que las plataformas colaborativas fueron implementadas en casi la mitad de las organizaciones consultadas. Así, los analistas encontraron que la plataforma más usada es Teams (60,3%), seguida por Workplace (25,4%) y Yammer (21,1%). El análisis añade que estas herramientas “estimulan la participación y la pluralidad de voces y mejoran la efectividad de la comunicación”.

La coyuntura generada por la pandemia sirvió, además, para que las organizaciones y sus colaboradores conocieran muchas aplicaciones de gran utilidad que son ofrecidas por estas plataformas colaborativas, las cuales van mucho más allá de brindar videollamadas, y que en la actualidad se han convertido en herramientas de productividad indispensables para cualquier empresa.

Desde alternativas de almacenamiento para no perder ni un detalle de cada reunión, hasta herramientas de seguimiento de proyectos que ayuden a mantener informados a los equipos sobre las actividades pendientes, muy útil para quienes trabajan de manera descentralizada, las plataformas colaborativas de comunicación se han transformado y actualmente integran diversidad de herramientas.

Reuniones y llamadas confiables

No contar con un servicio de videollamadas confiable, estable y con capacidades adicionales a la simple comunicación puede ser un dolor de cabeza para una organización en la actualidad. Algunas de las ventajas de realizar este tipo de reuniones a través de los servicios integrados en las plataformas colaborativas y de comunicación incluye, por ejemplo, la capacidad de transmitir contenidos para que puedan ser vistos por los participantes, almacenamiento de las conversaciones que se generen durante la llamada o el almacenamiento y uso posterior de archivos que sean de utilidad para los participantes.

Además, cuando se trata de capacitaciones, algunas de estas plataformas permiten grabar la videollamada y hacer una copia que esté disponible en la nube para que cualquiera de los participantes, o personas que no hayan podido asistir a la reunión, puedan acceder a esta y repasar el contenido en el momento en el que lo necesiten. En algunos casos, los servicios de videollamadas incluyen la opción de desplegar subtítulos en tiempo real.

Integración de aplicaciones y servicios

La consolidación de aplicaciones y servicios colaborativos dentro de las herramientas de comunicación es uno de los principales aspectos que ha llevado a que estas plataformas adquieran un papel preponderante en las organizaciones.

En la actualidad, es posible que un líder de equipo cree un grupo de chat dentro de la misma plataforma para que los integrantes de la organización se puedan comunicar; a través de este canal puede compartir tareas específicas para cada integrante del equipo, con enlaces a los que cada uno de ellos puede acceder de manera privada o en equipo. De esta manera, se realiza un seguimiento más fácil al trabajo en equipo o de cada colaborador de manera individual.

En el caso de Microsoft Teams, como lo destaca la compañía en su blog, esta plataforma permite la integración e interacción con aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint, Access y Publisher, además de SharePoint, Planner, Yammer y Stream.

Administración de proyectos

Cuando las necesidades de los equipos van más allá del simple seguimiento a unas tareas, las herramientas de comunicación y colaboración también pueden ser de utilidad en la medida en la que cuenten con aplicaciones de administración de proyectos. Este tipo de servicios permiten planificar de una manera más clara las etapas de los proyectos, asignar responsables para diferentes tareas y hacer seguimiento a la evolución de cada tarea.

Además, las herramientas de administración de proyectos ofrecen la facilidad de identificar cuellos de botella dentro de las tareas asignadas al equipo, lo cual permite a los líderes buscar soluciones de manera rápida.

Muchas de las herramientas ofrecen, asimismo, soluciones para poder documentar y valorar los avances en el proyecto. Si se usan en todos los departamentos, pueden facilitar la comunicación entre los mismos, puntualiza la firma Ionos en su portal.