4 claves para gestionar equipos de trabajo remoto

Con los aprendizajes de la pandemia, muchas empresas siguen apostando al trabajo remoto, pero también a la reorganización de sus equipos de trabajo. Y si hay algo claro que dejó el receso obligado por esta época es que la tecnología se adaptó a estas nuevas necesidades y retos de las organizaciones.

Esta dinámica, motivada por la necesidad o por la decisión voluntaria de múltiples empresas, se ha hecho realidad gracias a diversas herramientas digitales que permiten la gestión de actividades y el contacto fluido con los equipos de trabajo, con el fin de mejorar la productividad y facilitar el desarrollo de actividades de todos los colaboradores. Los avances en este sentido han logrado comunicaciones robustas, que facilitan el monitoreo de actividades, la administración inteligente del recurso humano, así como la generación colaborativa de reportes, estadísticas e informes.

Para una óptima gestión de equipos que trabajan fuera de las instalaciones son varios los aspectos a tener en cuenta. A continuación, mencionamos algunos elementos claves que, gracias a la tecnología, hacen de esta dinámica un proceso exitoso.

1. Movilidad

Trabajo remoto no siempre significa tener un empleado laborando desde su casa. Esto implica para muchas empresas tener equipos dispersos en ciudades, visitando clientes o incluso haciendo su trabajo a domicilio. En estos casos, la herramienta de interacción con la compañía y los demás colaboradores termina siendo un dispositivo móvil como una tableta o un teléfono inteligente. Para ello, existen aplicaciones móviles que permiten el monitoreo de actividades y procesos relevantes de la empresa sin importar la ubicación de la persona; esto le da flexibilidad al empleado para moverse libremente, mientras la compañía está tranquila de que el trabajo se realiza de manera adecuada.

2. Comunicación en tiempo real

La comunicación permanente es clave para mantener a los colaboradores informados y a los equipos de trabajo coordinados. Se requiere una comunicación directa y accesible en tiempo real, la cual permita estar al tanto de todas las actividades y compartir información al interior de los equipos de manera colaborativa, ahorrando tiempo y esfuerzos. No serviría de mucho que una orden ejecutiva para poner en marcha o detener de manera inmediata una estrategia llegara tarde o en tiempos diferentes a las diferentes áreas y a sus equipos.

3. Localización

Para todo tipo de gestión en campo es de vital importancia saber en dónde están los colaboradores. Por ejemplo, una compañía que mueve mercancías de valor por la ciudad querrá saber dónde está cada vehículo, si va por la ruta correcta o si tuvo algún fallo. Lo mismo sucede con los equipos de vendedores que deben visitar diversos clientes durante el día. Las herramientas disponibles en el mercado incorporan funciones de GPS que se integran a las aplicaciones móviles para optimizar el trabajo y que así sea posible registrar la ubicación geográfica y todos los movimientos realizados. Con esto, es posible monitorear los movimientos a distancia con el fin de evitar contingencias y ganar maniobrabilidad para reaccionar a tiempo.

4. Registro de información

Para coordinar las actividades de ventas, reparto, visitas, mercadeo, relaciones con los clientes y servicio técnico, entre otros, es útil para las empresas tener una gestión centralizada de todas las acciones que se realizan por parte de los colaboradores que laboran en campo. Mediante esta administración desde un solo lugar es posible alinear datos en tiempo real, compartir catálogos actualizados, tomar pedidos y hasta gestionar inventarios, con lo que se evitan retrasos, pérdidas o fuga de información sensible. Además, ayuda a llevar el control de tiempos muertos, tiempos de desplazamiento y tiempos efectivos de los colaboradores.