Tres herramientas para la colaboración empresarial

Con la nueva realidad, atender reuniones por videoconferencia, coordinar equipos de trabajo, supervisar labores de operarios en planta, controlar inventarios, consultar y guardar información corporativa en línea y hasta avalar documentos sensibles con firmas digitales se han convertido en labores cotidianas de las empresas de todo el mundo.

En Colombia, aunque algunas empresas ya venían preparadas para afrontar esta forma de trabajo, la realidad es que gran parte de las compañías estaba apenas desarrollando las capacidades de digitalización y transformación digital, por lo que se vieron obligadas a reaccionar para adecuarse a la situación y continuar siendo competitivas en el mercado.

Según el Ministerio del Trabajo, la práctica del trabajo en casa en las empresas aumentó en el país en más del 80% durante el último año y, de acuerdo con estadísticas nacionales, las empresas bogotanas son las que más trabajadores emplean en esta modalidad, con una cifra de 55.848 personas. En su orden por ciudades le siguen Medellín con 25.081, Cali con 5.723, Barranquilla con 4.713 y Cúcuta con 1.129 teletrabajadores.

En el caso de todas las organizaciones citadas, las herramientas de comunicaciones unificadas han logrado darles una nueva dinámica para avanzar en cuanto a la fluidez de la interacción remota, el acceso a distancia de la información, la gestión administrativa y a las demás operaciones que requieren los nuevos ámbitos laborales. De igual manera, han impulsado la importancia de tener una buena capacidad de red y de software adecuado para que las empresas fluyan orgánicamente en medio de esta nueva realidad.

Ahora, para lograr una gestión adecuada de estas nuevas dinámicas, es importante considerar cuáles son las herramientas clave para la colaboración empresarial.

Comunicación

Con la mayoría de los empleados trabajando desde casa y ahora, con la reapertura económica y los equipos de ventas retomando su trabajo de campo, es fundamental tener la capacidad tecnológica y las aplicaciones adecuadas para una efectiva comunicación online. Eso sí, para lograr que estos canales sean lo más efectivos posibles, es recomendable usar programas compatibles con las herramientas de la organización para que estas puedan facilitar tareas como las de comunicar actualizaciones o novedades y monitorear o modificar documentos colaborativos en línea y en tiempo real.

En el caso de las herramientas de comunicación, es importante también socializar con el equipo de trabajo la función de cada una, con el propósito de evitar la duplicación de tareas o de mensajes. Es bueno tener claro, por ejemplo, qué se comunica a través del correo electrónico corporativo, qué a través del celular, qué a través del chat de cada equipo, o qué videoconferencia se hace por cada plataforma disponible, en el caso de las reuniones internas o encuentros más formales con clientes o personal externo.

Gestión

Tener el control de las actividades de cada colaborador y la manera de administrar las labores compartidas en equipo es un factor decisivo para los líderes en función de lograr el mayor rendimiento y efectividad de las personas que trabajan aisladamente desde casa, o desde otras sedes o funciones de la empresa.

Para lograr una gestión adecuada, de la mano de este tipo de herramientas, es muy importante observar que estas cumplan con los requerimientos de seguridad y de privacidad de la organización. Por eso, hay que verificar que estas guarden la información de manera segura y de acuerdo con las políticas de la empresa. Así mismo, es recomendable utilizar aplicaciones de fabricantes reconocidos, que permitan garantizar la integridad de la información que se gestiona por medio de ellas.

Almacenamiento de Información

Teniendo en cuenta que la información es tal vez el activo más importante de una organización, es fundamental, primero, contar con la capacidad de almacenamiento para guardarla, y segundo, contar con todas las medidas para protegerla, mantenerla a salvo y en total privacidad.

Aunque cada empresa es diferente y su caudal de información también lo es, herramientas de almacenamiento robustas y bien gestionadas hacen posible que la empresa se desempeñe con fluidez y logre hacer del teletrabajo una práctica fiable y además rentable al ahorrar en todos los costos asociados al uso de oficinas físicas.

Para lograrlo, es importante que la empresa delegue, con nombres propios, a los responsables de este activo y que se informe permanentemente a todos los usuarios sobre la capacidad de la red y de los espacios disponibles para guardar su información. Así mismo, debe tenerse en cuenta la compatibilidad de todos los formatos en cuanto a programas y plataformas con el fin de no generar conflictos a la hora de guardar, consultar o extraer los datos de estos repositorios corporativos.

La gran lección para las empresas es que no pueden volver a rezagarse tecnológicamente porque su futuro depende de ser competitivas. Las que se descuiden en lo más mínimo verán cómo las demás les toman ventajas estratégicas. Al final del día, sus decisiones las pueden llevar fácilmente a salir del mercado y enfrentar el fracaso.