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Automatización de procesos empresariales: pasos para lograrlo
La automatización es fundamental para mejorar la eficiencia y reducir errores
Cuando pensamos en automatización, una de las situaciones que primero llega a nuestra mente es la de un entorno industrial, como una planta de producción donde un robot ensambla cajas automáticamente. Sin embargo, su alcance ha ido mucho más allá de esos espacios convencionales, llegando a todo tipo de empresas, desde pequeñas startups hasta grandes organizaciones.
Hoy en día, su impacto no se limita a procesos mecánicos: tareas repetitivas y digitales también son gestionadas mediante la Automatización Robótica de Procesos (RPA). Esta es una tendencia que lleva tiempo ganando terreno en diversos sectores.
A diferencia de los robots físicos, la RPA emplea robots de software que se pueden encargar de acciones como extraer datos, enviar correos electrónicos, o procesar facturas sin intervención humana. Estos sistemas funcionan las 24 horas, 7 días a la semana, con mínimos errores, que liberan a los humanos de las tareas repetitivas y tediosas, optimizando los flujos de trabajo y contribuyendo sensiblemente a la productividad en las organizaciones.
Gracias a estos robots virtuales, tareas que antes tomaban horas, como enviar estados de cuenta o programar citas médicas, ahora se realizan en segundos. Otras compañías que necesitan enviar documentos periódicos, como informes o facturas a sus proveedores cada 15 días, han eliminado el trabajo manual, ya que estos procesos se gestionan automáticamente sin necesidad de intervención humana. En el mismo sentido, compañías que manejan grandes volúmenes de solicitudes, como centros de atención al cliente, han comenzado a implementar chatbots que responden a consultas básicas, permitiendo que los trabajadores se enfoquen en problemas más complejos.
Estos ejemplos ilustran cómo la automatización ha permitido a los colaboradores centrarse en tareas más creativas e innovadoras que realmente aportan valor. La institución financiera Bancolombia ha reportado que, gracias a la automatización de tareas repetitivas como la gestión de documentos y reportes, ha liberado 127.000 horas al año de sus colaboradores. Como resultado de este ahorro de tiempo, su personal ha podido enfocarse en actividades estratégicas, lo que ha mejorado la productividad del banco.
A continuación, presentamos algunos pasos clave si está considerando revisar sus procesos y automatizar ciertos aspectos para liberar tiempo, dinero, esfuerzo y recursos.
Pasos para repensar la automatización en su empresa
Paso 1. Identificación de procesos existentes
El primer paso es revisar todos los procesos que se llevan a cabo dentro de la empresa. Es importante trazar una ruta clara que incluya desde las tareas más sencillas hasta las más difíciles. Para diseñar una hoja de ruta completa se debe verificar cómo se ejecutan, analizar cada paso, pensar en su funcionalidad, e integrar toda esta información para diseñar una hoja de ruta completa. Este paso es clave para entender a fondo qué actividades realiza su negocio, y cómo se conectan entre sí. En esta fase se seleccionan métricas clave para medir el impacto de la automatización.
Paso 2. Análisis de posibles automatizaciones
Con la lista de procesos en mano, el siguiente paso es identificar cuáles son repetitivos o manuales y susceptibles de automatización. Se deben priorizar aquellos que consumen tiempo y no aportan un valor estratégico claro. Por ejemplo, pensemos en una empresa que debe realizar el pago de nómina cada mes a sus trabajadores. Es este tipo de tareas que consumen tiempo y pueden beneficiarse de la RPA. Aquí también se realiza una estimación de los beneficios potenciales, como ahorro de tiempo, reducción de errores y mejoras en eficiencia, utilizando las métricas establecidas en el primer paso.
Paso 3. Revisión de herramientas de automatización
Una vez se tiene claro qué procesos se pueden automatizar, es momento de revisar las herramientas de automatización disponibles que se ajusten a las necesidades de la empresa. En paralelo, se desarrollan y diseñan los bots de software que realizarán las tareas automatizadas. Esta fase incluye el diseño de las integraciones necesarias para completar las tareas satisfactoriamente, y la ejecución de pruebas en entornos controlados para asegurar que los robots funcionen sin errores.
Paso 4. Búsqueda de un aliado confiable
Implementar una solución de RPA requiere asesoría especializada. Por ello, es fundamental encontrar un aliado estratégico con experiencia, que pueda guiar a la empresa durante todo el proceso. Este aliado debe garantizar que la solución sea escalable y que la integración sea fluida, para asegurar una automatización sin interrupciones.
Paso 5. Formación del equipo y preparación
La automatización no solo involucra tecnología, sino también personas. Por eso, una parte importante para el éxito de la automatización es preparar al equipo. Los empleados deben entender cómo utilizar las nuevas herramientas, mediante una capacitación adecuada que les permita integrarlas en sus tareas diarias. Esto no solo ayudará a una transición más eficiente, sino que también maximizará los beneficios de la automatización a largo plazo.
Paso 6. Evaluación del cambio y medición de resultados
Finalmente, los bots de RPA se despliegan en los entornos productivos, y se implementan pruebas piloto para analizar el impacto real en las operaciones diarias. Durante esta fase, se monitorean los resultados en las métricas definidas inicialmente para asegurarse de que la automatización cumpla con los objetivos propuestos.
Fuentes:
