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3 recomendaciones para organizar equipos de trabajo remoto
Realizar Trabajo remoto tiene diversos desafíos
La situación con el aislamiento preventivo que se presenta en todo el mundo está obligando a más de una empresa a extender los períodos de teletrabajo de sus empleados por algunas semanas más.
Sin embargo, para más de uno esta dinámica ha sido un reto para el cual no estaba preparado. Ser totalmente productivos, rendir informes, trabajar por resultados en espacios diferentes a la oficina y con un equipo de personas disperso son aspectos que han hecho que se busquen diferentes estrategias para lograr un adecuado flujo de trabajo y una comunicación eficaz y sin interrupciones.
Trabajar desde casa supone varios desafíos, como la coordinación del equipo y que todos cuenten con las herramientas tecnológicas para llevar a cabo las tareas asignadas. A continuación, algunos consejos para lograr un excelente trabajo remoto en este tiempo de cuarentena y no morir en el intento.
Aquí algunos consejos que te permitirán lograr un exitoso trabajo en equipo de forma remota.
Asegúrate de que tienes buenas herramientas de comunicación
Lo primero es saber que todas las personas de tu equipo cuentan con una conexión a Internet veloz y estable. A esto hay que sumar un computador de escritorio o portátil con cámara, micrófono y altavoces. También es preciso tener una herramienta de comunicación para realizar las videoconferencias (no sobra que consultes a todos si la saben manejar). Actualmente, existen varias aplicaciones, personales y corporativas, que te facilitarán comunicarte vía audio y video con todo tu equipo de trabajo. Algunas de ellas son Teams, Webex y G Suite, que se pueden conseguir con Claro, y otras como Skype, Meet, Zoom, y BluJeans , entre otras.
Organiza las tareas y haz seguimiento en Home Office
Establece con tu equipo de trabajo horarios que le permitan organizar ya sea el día o la semana con la asignación de tareas para cada miembro. Lo ideal sería hacerlo a través de una videollamada, pues si surge alguna duda podrás esclarecerla de inmediato. Luego, para el seguimiento de las labores podrás comunicarte individualmente con cada uno o, de igual manera, pedirle que al final de cada jornada te envíe un reporte con el estado de las tareas.
Aquí no estás solo. Existen varias herramientas y servicios en línea que permitirán a todos los involucrados conocer el flujo de tareas pendientes y realizadas. Algunas de ellas son Monday, Trello, KanbanFlow y Asana.
Cuenta con espacios en línea compartidos para flujo de información
Teletrabajar en sí ya representa un desafío en cuanto a la organización. Ahora, si sumamos a esto la tarea de revisar el buzón de correo electrónico lleno de mensajes que podrían bien ser uno solo o con archivos que pueden estar alojados en un único sitio para la facilidad de todo el equipo, el trabajo se vuelve agotador.
La recomendación al respecto es elegir una herramienta para los miembros del grupo de trabajo que les permita condensar todo tipo de archivos y que, también, sirva para que puedan ser revisados o manipulados por los demás; hablamos de presentaciones, presupuestos, informes y documentos, entre otros. De esta manera, ahorrarán tiempo y evitarán confusiones a la hora de tener la versión final de algún pendiente.
Al igual que los puntos anteriores, hay varias plataformas que ayudan en la tarea, como por ejemplo Office 365 o G Suite. No olvides tener en cuenta la capacidad de almacenamiento de cada plataforma para así definir el espacio que van a necesitar.
