Escoge a tu proveedor de factura electrónica en Colombia

La factura electrónica es un proceso que no tiene vuelta atrás en Colombia. Desde que las autoridades tomaron la decisión de establecer un cronograma para la implementación de este avance en el país, las organizaciones han iniciado la implementación de esta dinámica que facilita la comunicación entre la Dian y las empresas, a la vez que regulariza muchos aspectos de este tipo que hasta hoy se realizaban de manera improvisada.

Es importante conocer, primero, si tu empresa está obligada a cumplir con este requisito. Para ello, es preciso conocer la actividad económica principal del negocio, la cual aparece en el RUT, así como verificar si ese código está en el calendario de fechas establecido en la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020. En dicho documento están los plazos definitivos para facturar electrónicamente.

Cabe destacar que cualquier negocio puede utilizar este método de facturación, desde las microempresas hasta las grandes empresas. La principal ventaja que brinda la factura electrónica es el poder dejar atrás y simplificar, con el uso de Internet, todos los procesos que requiere la Dian para validar una factura. De esta manera, juega el mismo papel del documento físico y así respalda cualquier compra o venta de productos y servicios.

Para migrar de las facturas tradicionales a la electrónica, las compañías deben escoger un proveedor que les permita comenzar a utilizar este método de facturación. La elección no siempre es un camino sencillo, pues ante las múltiples opciones en el mercado quizás venga la confusión y la indecisión a la hora de seleccionar el aliado perfecto. Por esta razón, te presentamos estos cinco consejos para hacer más sencillo el proceso de escoger un proveedor de factura electrónica.

1. Revisa la confiabilidad de los proveedores electrónicos

Para determinar que un proveedor es confiable, este debe estar respaldado por la Dian, lo que quiere decir que se apega a las normativas de dicha entidad. La Dian tiene unas compañías certificadas para hacer este trámite, con lo cual el primer paso es corroborar que la empresa elegida esté en la lista.

También es importante considerar que se trate de un proveedor reconocido, con experiencia y que cuente con buenas opiniones sobre su servicio. El respaldo de una compañía que ya opera de manera exitosa es importante para que, a la hora de implementar la factura electrónica en nuestro negocio, se minimicen los posibles inconvenientes.

2. Una plataforma de fácil adaptación

Las soluciones de software que ofrecen los distintos proveedores difieren entre sí. Sin embargo, hay que aclarar que en su mayoría se prestan como un servicio en la nube, que se paga de manera mensual y de acuerdo con las necesidades específicas de la empresa en cuanto a cantidad de facturas y personas que emplearán la plataforma.

Encontrarás entonces algunos proveedores con herramientas cuyo ingreso es más sencillo que otros o que su interfaz es más amigable e intuitiva. Lo importante aquí es elegir una que, al menos en lo básico que es poder facturar, facilite la gestión y sea sencilla de utilizar.

3. Evalúa la mejor opción: paga o gratuita

Existen opciones de plataformas de factura electrónica gratuitas y pagas. De hecho, la que ofrece la propia Dian es gratuita y básica, por lo que muy seguramente te servirá si tus procesos son de ese tipo. Los demás proveedores, en su mayoría, cuentan con un modo gratuito que es también básico y principalmente está medido por un límite en el número de facturas mensuales o un monto máximo a facturar. Si tu facturación supera eso, entonces tendrás que elegir un plan mensual para trabajar sin impedimentos.

Debes también tener en cuenta el tema de la firma electrónica, que la exige la Dian para que tu empresa comience a facturar de esa manera. Algunos proveedores incorporan esto en su paquete (incluso en los gratuitos), mientras otros te exigirán su compra adicional, la cual se hace de manera anual. Revisa lo que te ofrece el proveedor y compáralo frente a tus necesidades.

4. Una opción útil para todos

No solo es importante adaptar la solución de factura electrónica a los procesos internos de la empresa. También debe funcionar para que los clientes que recibirán dicha factura estén cómodos con esto. Algunas compañías, a pesar de la pandemia, pueden exigir todavía que el documento se envíe de manera impresa, por lo que tendrías que proceder con un paso adicional.

Sin embargo, un gran aporte que ha traído la situación de cuarentena en los meses recientes es la flexibilización de estos trámites internos en las compañías, por lo que es posible que baste el envío por correo electrónico de la factura.

5. Un proveedor que brinde acompañamiento

Es importante el acompañamiento que el proveedor de factura electrónica pueda darte. Es decir, no todas las empresas están totalmente preparadas para adaptar sus procesos a este modelo de facturación, por lo que ejerce gran peso el soporte que ofrezca el proveedor durante la adaptación a su plataforma. Pregunta antes cuál será ese soporte, si tiene un costo adicional o si solo está incluido en los planes pagos.