Colombia entra en la onda de la nómina electrónica

Varios procesos que muchas compañías realizaban tradicionalmente de manera manual han tenido en los años recientes un cambio radical. Hablamos, por ejemplo, de la facturación electrónica, que en Colombia es una tendencia ya avanzada y obliga a la gran mayoría de organizaciones a emitir sus facturas de esta manera.

Ahora estamos hablando de la nómina electrónica, que básicamente es llevar los procesos relacionados con la gestión de nómina a medios digitales. Un gran número de empresas ha llevado este tema en cuadernos, hojas de cálculo u otras formas que no permiten un registro adecuado de la información. De ahí que en este 2021 esto cambie para darle paso a una dinámica que migrará dicha gestión a métodos tecnológicos.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) publicó en febrero de 2021 la Resolución 0013 con la que busca impulsar en Colombia este nuevo proceso. El documento afirma que las empresas con más 251 empleados tienen hasta el 1 de julio de 2021 para incluir en sus métodos de pago de nómina este documento digital y presentarlos como un soporte de costos ante la Dian. El último plazo para incluir la nómina digital en Colombia lo tienen las empresas unipersonales, las cuales pueden hacerlo hasta el 1 de diciembre de 2021.

La idea es que con esto suceda igual que con la facturación electrónica: la comunicación con la Dian debe ser más fluida, para que la entidad esté al tanto de todos los movimientos de las organizaciones.

Un método necesario

Las razones son varias para tomar esta decisión. La principal es la recolección organizada de los datos derivados de los pagos laborales de manera digital. Además, es un complemento a la facturación electrónica que se ha implementado en Colombia y que se genera a través de un software suministrado por un proveedor acreditado por la Dian.

Otras ventajas de la nómina electrónica son la posibilidad que ofrece de mostrar estadísticas que ayuden a la gestión, una emisión muy sencilla de la nómina, evitar pérdidas de información que son frecuentes en procesos manuales, y la consulta en cualquier momento y desde cualquier lugar de los datos.

El proceso para muchas compañías no ha sido tan tortuoso. Esto debido a que los software contables y otras herramientas de gestión de facturas electrónicas están habilitados hoy para también dar un soporte a la nómina electrónica. De hecho, de acuerdo con cifras del sector, se calcula que a comienzos de 2021 en Colombia se había presentado un incremento del 75% en la implementación de la nómina electrónica con respecto a agosto de 2020.

Qué tener en cuenta en el proceso

Pensando en la implementación gradual de la nómina electrónica en Colombia, presentamos a continuación algunos aspectos importantes que se deben tener en cuenta en el proceso.

¿Quiénes deben implementar la nómina electrónica?
Según la resolución 0013 de 2021 de la Dian, cualquier contribuyente que contrate personal por un contrato de trabajo tiene la obligación de generar el documento de la nómina electrónica.

¿Cada cuánto se debe generar la nómina electrónica?
Se debe generar mensualmente independientemente del día de pago del salario a los empleados.

¿Cuáles son los plazos para la inclusión de la nómina electrónica para las empresas en Colombia?

La resolución 0013 de la Dian indica lo siguiente:

- Empresas de más de 250 empleados: hasta el primero de septiembre de 2021.
- Empresas de entre 101 y 250 empleados: hasta el primero de octubre de 2021.
- Empresas de entre 11 y 100 empleados: hasta el primero de noviembre de 2021.
- Empresas de entre 1 y 10 empleados: hasta el primero de diciembre de 2021.

¿Qué datos debe incluir el documento de nómina electrónica?

• Se debe hablar de él como un ‘documento soporte de pago de nómina electrónica’.
• Nombre completo o razón social y NIT de la empresa.
• Nombres completos y número de documento del beneficiario.
• Código del soporte de pago de nómina.
• Valores de los conceptos que corresponden al valor de la nómina.
• Valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
• El valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
• Medio de pago.
• Fecha y hora de la generación del documento.